Syndicat des Métallos — Section locale 2015
Dernière mise à jour : 20 septembre 2026
La présente politique explique comment le Syndicat des Métallos, section locale 2015 (« le Syndicat »), recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels dans le cadre de son site metallos2015.com, des comptes membres et du traitement des demandes d’enquête et de grief. Elle couvre aussi les échanges et les documents papier liés à ces dossiers.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels
Pour toute question, demande d’exercice de vos droits ou plainte, communiquez avec :
Kaven Lapierre
Secrétaire archiviste et responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : Kaven.lapierre@metallos2015.com
Adresse : 472 Place du Commerce, Sept-Îles (Québec) G4R 2Z5
2. Renseignements recueillis et moyens de collecte
Navigation : le site utilise uniquement les témoins nécessaires à la session de connexion, sans témoin de suivi ni outil d’analyse. Le pare-feu enregistre les adresses IP à des fins de sécurité. Vous pouvez gérer les témoins dans votre navigateur; leur blocage peut empêcher la connexion à l’espace membre.
Compte membre : nom d’utilisateur, adresse courriel, données d’authentification protégées et dates de connexion, recueillis lors de la création et de l’utilisation du compte.
Enquêtes et griefs : prénom, nom, courriel, matricule et téléphone si fournis, employeur, classification, horaire de quart, description des faits, noms des témoins et démarches antérieures. Selon le dossier, nous pouvons également recevoir des correspondances, déclarations et pièces justificatives, dont des renseignements sensibles lorsque nécessaires.
Ces renseignements sont transmis par formulaire, courriel, échanges avec les représentants syndicaux ou documents papier. Si nécessaire, un agent de grief transmet un lien distinct et sécurisé pour déposer des pièces justificatives. Ce lien est réservé au destinataire et expire après sept jours.
Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires. Veuillez éviter les informations sans rapport avec votre demande, notamment celles concernant des tiers. Toute collecte auprès d’un employeur, d’un témoin ou d’un autre tiers doit reposer sur votre consentement lorsque requis ou sur une autorisation prévue par la loi.
3. Objectifs de la collecte
Nous utilisons les renseignements nécessaires pour traiter les demandes d’enquête et de grief, communiquer avec les personnes concernées, assurer leur représentation, faire respecter et interpréter la convention collective, et constituer le dossier syndical pertinent.
Les données de compte servent à gérer l’accès à l’espace membre. Les renseignements techniques et les journaux de sécurité servent à protéger le site et les comptes, prévenir les accès non autorisés et examiner les incidents. Les renseignements personnels ne sont jamais vendus, loués ou utilisés à des fins commerciales ou publicitaires.
4. Consentement et choix
Lorsque votre consentement est requis, il doit être libre, éclairé, précis et demandé en termes clairs. Un consentement exprès est demandé pour l’utilisation ou la communication de renseignements sensibles lorsque la loi l’exige. Toute nouvelle finalité doit être autorisée par la loi ou faire l’objet du consentement requis.
Vous pouvez refuser de fournir des renseignements facultatifs ou demander le retrait de votre consentement à une utilisation ou à une communication en écrivant au responsable. Nous expliquerons les conséquences propres à votre dossier. Le retrait peut limiter certaines démarches de représentation si les renseignements sont nécessaires à leur réalisation; il n’efface pas rétroactivement les opérations déjà effectuées ni les obligations légales de conservation.
La simple consultation du site ne constitue pas une autorisation générale d’utiliser ou de communiquer vos renseignements à n’importe quelle fin. Vous pouvez contacter le responsable pour discuter d’un autre moyen de transmettre votre demande.
5. Accès et communications
L’accès interne est limité aux membres de l’exécutif et aux agents de grief en fonction qui ont besoin des renseignements pour exercer leurs responsabilités. L’appartenance à l’exécutif ne donne pas, à elle seule, un accès sans restriction à tous les dossiers.
Selon les besoins du dossier, les renseignements nécessaires peuvent être communiqués à l’employeur, à un arbitre, au Tribunal administratif du travail, aux instances des Métallos ou aux conseillers juridiques mandatés. Chaque communication doit reposer sur le consentement requis ou une disposition légale applicable. Le dossier complet n’est pas communiqué automatiquement.
Les fournisseurs peuvent traiter les renseignements nécessaires à leurs services, dans les limites de leur mandat et des obligations contractuelles applicables. Nous pouvons également communiquer des renseignements lorsque la loi ou une ordonnance nous y oblige.
6. Fournisseurs et traitement hors du Québec
Les services utilisés comprennent :
- Microsoft 365 et SharePoint — stockage des dossiers dans des centres de données canadiens
- GoDaddy (États-Unis) — hébergement du site
- Sucuri (États-Unis) — pare-feu applicatif
- Google Fonts — polices d’affichage
Certains renseignements peuvent ainsi être traités ou conservés hors du Québec, y compris ailleurs au Canada. Avant une communication ou un mandat de traitement hors du Québec visé par la loi, le Syndicat doit réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, vérifier que la protection est adéquate et encadrer le traitement par une entente écrite. Le recours à un fournisseur ne dégage pas le Syndicat de ses responsabilités.
7. Conservation et destruction
Nous conservons les renseignements pendant la période nécessaire aux objectifs pour lesquels ils ont été recueillis ou utilisés, sous réserve des obligations légales applicables. La durée dépend de la catégorie de renseignements, du dossier et des recours en cours ou raisonnablement prévisibles.
Dossiers d’enquête et de grief : les renseignements nécessaires sont conservés pendant le traitement du dossier, l’application du règlement ou de la décision et la période justifiée par les obligations de représentation et les recours applicables. Une conservation prolongée doit répondre à un besoin précis et documenté; elle ne s’applique pas automatiquement à toutes les pièces.
Précédents syndicaux : certaines décisions, ententes et pièces essentielles peuvent demeurer nécessaires à l’interprétation ou à l’application de la convention collective. Cette nécessité est réévaluée. Les renseignements personnels devenus inutiles doivent être retirés et détruits, ou anonymisés selon les exigences légales. Le seul retrait du nom ne garantit pas l’anonymisation.
Comptes membres : les renseignements sont conservés pendant la période nécessaire à la gestion du compte et des accès. Après sa fermeture, seuls les renseignements encore nécessaires à une obligation légale, à la sécurité ou à un dossier distinct sont conservés pour la durée justifiée.
Journaux de connexion et de sécurité : leur conservation est limitée à la période nécessaire à la prévention et à l’analyse des incidents. Une prolongation peut être justifiée par un incident ou un recours particulier.
Les durées et les règles de tri doivent être consignées dans un calendrier de conservation approuvé par le responsable. Vous pouvez lui demander la durée applicable à vos renseignements. À l’expiration de la période justifiée, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément à la loi pour des fins sérieuses et légitimes. Les copies papier, numériques et de sauvegarde doivent être prises en compte.
8. Sécurité et responsabilités internes
Les mesures en place comprennent l’authentification multifacteur des comptes administratifs, le chiffrement des données en transit et au repos, les permissions d’accès restreintes, les liens de dépôt à expiration limitée et à destinataire unique, ainsi que des classeurs verrouillés pour les dossiers papier.
Le responsable veille à l’application de la présente politique, approuve les règles de gouvernance et traite les demandes et les plaintes. Les représentants autorisés doivent respecter la confidentialité, limiter l’utilisation aux besoins de leurs fonctions et signaler les incidents. Les accès doivent être revus lorsque les fonctions changent ou prennent fin.
9. Incidents de confidentialité
Si vous soupçonnez un accès non autorisé, une perte de documents ou une communication à la mauvaise personne, avisez rapidement le responsable. Le Syndicat doit prendre les mesures nécessaires pour limiter les conséquences et prévenir la répétition de l’incident, évaluer le risque de préjudice et inscrire l’incident dans son registre.
Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, le Syndicat doit aviser avec diligence la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées, conformément à la loi.
10. Vos droits et le traitement des demandes
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons sur vous et la rectification des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques. Vous pouvez également demander le retrait de votre consentement dans les conditions décrites à la section 4.
Vous pouvez demander de recevoir les renseignements personnels informatisés recueillis auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou leur transmission à une personne ou à un organisme autorisé à les recueillir, dans les conditions prévues par la loi. Ce droit à la portabilité ne vise notamment pas les renseignements créés ou inférés par le Syndicat et demeure soumis à l’exception des difficultés pratiques sérieuses.
Adressez votre demande par écrit au responsable, en précisant les renseignements ou la correction recherchés. Nous pouvons vérifier votre identité ou votre qualité de représentant en limitant cette vérification à ce qui est nécessaire. Le responsable peut vous aider à préciser votre demande.
Nous répondons par écrit aux demandes d’accès ou de rectification dans les 30 jours suivant leur réception. Certaines restrictions légales peuvent limiter l’accès, notamment pour protéger les renseignements concernant des tiers. Un refus doit être motivé, indiquer la disposition applicable et informer la personne de ses recours et du délai pour les exercer.
Vous pouvez demander au responsable des précisions sur les renseignements recueillis, les catégories de personnes qui y ont accès, leur utilisation et leur durée de conservation.
11. Plaintes relatives à la confidentialité
Pour porter plainte, écrivez au responsable aux coordonnées de la section 1. Décrivez les faits, les dates pertinentes, les renseignements concernés et, si possible, la solution recherchée. Ne transmettez que les pièces nécessaires à l’examen de votre plainte.
Le responsable accuse réception, peut demander des précisions, examine les faits et les pratiques en cause, puis vous communique par écrit ses conclusions et les mesures correctives retenues, s’il y a lieu. Les renseignements liés à la plainte sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour la traiter.
Le Syndicat vise une réponse dans les 30 jours suivant la réception de la plainte. Si son examen exige davantage de temps, vous êtes informé du motif et de l’échéance prévue. Cet objectif interne ne modifie pas le délai légal applicable aux demandes d’accès et de rectification.
Vous pouvez vous adresser directement à la Commission d’accès à l’information du Québec, sans devoir terminer notre processus interne. Selon la situation, vous pouvez déposer une plainte ou exercer un recours concernant une demande d’accès ou de rectification. Les modalités et délais applicables sont présentés sur www.cai.gouv.qc.ca.
12. Modification de la politique
La version en vigueur est publiée à l’adresse metallos2015.com/politique-de-confidentialite/. Toute modification est accompagnée d’une nouvelle date de mise à jour. Les changements importants sont signalés sur le site et, lorsque nécessaire, directement aux personnes concernées. Une modification ne remplace pas l’obtention d’un nouveau consentement lorsque celui-ci est requis.